Lettre d'information: Organisation des assemblées générales et des organes collégiaux

Face aux contraintes liées aux mesures de confinement, l’ordonnance n°2020-321 assouplit les règles de convocation et de délibération des assemblées générales et des organes collégiauxd’administration.

Entités concernées
 
Personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, et notamment :
  • Les sociétés commerciales
  • Les sociétés civiles, groupements d'intérêt économique, groupements européens d'intérêt économique
  • Les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles
  • Les associations et les fondations
 
Règles relatives aux assemblées générales
 
  • Recours à la visioconférence
Les assemblées générales pourront se tenir par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle et ce nonobstant toute clause statutaire contraire et ce quels que soient les points inscrits à l’ordre du jour de l’assemblée.
 
Les moyens techniques utilisés doivent « transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations »
 
  • Possibilité de communiquer des documents par mail
S’agissant du droit de communication dont les membres des assemblées jouissent préalablement aux réunions de ces dernières, cette communication peut être valablement effectuée par message électronique, sous réserve que le membre indique dans sa demande l’adresse électronique à laquelle elle peut être faite.
 
  • Assouplissement du recours à la consultation écrite
Possibilité de recourir à la consultation écrite pour la prise de décision collective sans qu’une clause des statuts soit nécessaire à cet effet ou puisse s’y opposer ; et ce quels que soient les points inscrits à l’ordre du jour de l’assemblée.
 
  • Dispositions spécifiques aux assemblées qui sont convoquées en un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires
Ces assemblées pourront se tenir sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d'y assister ne soient présents (physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle). Ils participent et votent à l'assemblée selon les autres modalités prévues par les textes telles que l'envoi d'un pouvoir, le vote à distance, ou la visioconférence.
 
 
Règles relatives aux organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction
 
Le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication est étendu pour tous ces organes, toutes formes juridiques confondues. Il s’applique pour tout type de décision, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels et ce nonobstant toute clause statutaire contraire.

L’ordonnance n°2020-321 est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai par décret et au plus tard le 30/11/2020.

Face aux contraintes liées aux mesures de confinement, l’ordonnance n°2020-318 proroge le délai d’approbation des comptes ou pour convoquer l'assemblée chargée de procéder à cette approbation.

Les délais légaux, réglementaires ou statutaires impartis à une personne morale (sociétés, groupements ou associations) ou d'une entité dépourvue de personnalité morale de droit privé pour approuver les comptes et les documents qui y sont joints le cas échéant, sont prorogés de TROIS MOIS.

Cette dérogation s’applique aux comptes clos entre le 30 septembre 2019 et l'expiration d'un délai d'un mois après la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire déclaré par l'article 4 de la loi du 23 mars 2020.
Elle ne s’applique pas aux entités dont le commissaire aux comptes a émis un rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.